El teletrabajo ha sido una de nuestras obsesiones como empresa desde hace ya unos años. Más por flexibilidad y por conciliación laboral.  En Dos Setenta tenemos un convenio interno en el que los trabajadores pueden elegir libremente hasta un 50% del tiempo laboral en la forma de teletrabajo. Así que se puede decir que sabemos los puntos clave para que el teletrabajo sea un éxito para la empresa y también para el teletrabajador. Dada la situación que ha pasado de sugerir el teletrabajo a que sea tu única opción por el COVID 19 he decidido cambiar algunas cosas de este artículo. Lo divido en medios y herramientas para la empresa y consejos para el teletrabajador y lo que he hecho es cambiar el orden.

Consejos para el teletrabajador

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Consejos para la empresa

Operador virtual de telefonía

Cualquier empresa en mayor o menor medida necesita atender un teléfono. La tecnología existe y solo hay que configurarla como queramos. En nuestro caso tenemos varios números virtuales de atención al cliente. Dependiendo de la hora salta a un número de móvil diferente o a un contestador por ejemplo.

Este sistema es muy básico pero se puede complicar muchísimo más pudiendo añadir servicios de centralita virtual para que se puedan pasar llamadas de manera manual  o de manera automática seleccionando un número. La sensación para el cliente es exactamente igual que si todos estuvieran en la misma oficina y se desviaran una llamada.

Comunicación interna

Una de las claves del teletrabajo es la comunicación entre trabajadores. Es mejor separar la comunicación interna de la comunicación con clientes y proveedores. Si no la separamos corremos el riesgo de estar todo el día mirando el email y está comprobado que si lo haces pierdes mucha productividad y eficiencia.

Es importante tener una herramienta en la que todos puedan chatear o compartir documentos. En nuestro caso nunca hemos querido que sea por Whats App por separar nuestra vida laboral de la personal. De esto hablaré un poco más adelante.

Existen herramientas más avanzadas en las que puedes chatear individualmente y organizar grupos según el cliente, departamento o actividad concreta para hablar o compartir documentos. Es muy útil y muy organizado.  Nosotros hemos ido un poco más allá y hemos configurado algunas consultas para que sean contestadas por un chatbot. De esta manera si escribes la palabra wifi en cualquier canal un bot te devuelve la clave por ejemplo.

Además de este tipo de comunicaciones también hacemos videollamadas en las que podemos tener reuniones como si fueran presenciales, vernos o compartir una presentación o pantalla visualizando cada ratón de los interesados.

Organización interna

Es importante saber a golpe de click y sin molestar a nadie quien está teletrabajando y quien no. Nosotros tenemos un calendario compartido en el que cada uno lo pone con la antelación de al menos un día. Como siempre se trata de mejorar la flexibilidad pero también cuidar a la empresa y no hacer un mal uso.

Medios en la nube

A que hay dos temas importantes. Uno poder acceder a la documentación de la empresa y de los clientes y que las herramientas de administración y gestión interna de la empresa estén en la nube para poder acceder todos de manera remota.

Medios físicos

Como ya he hablado con anterioridad nosotros empezamos con esto del teletrabajo como medida para mejorar la flexibilidad. Al final creemos que es más productivo el trabajo en la oficina entre otras cosas porque nuestras casas no suelen estar acondicionadas como oficina por eso también es importante dar los medios tecnológicos no solo a nivel de software.

Nosotros damos a todo el que lo solicita una segunda pantalla para llevarse a su casa y trabajar con los mismos medios que dispone en la oficina.

Algunas herramientas

Telefácil: Operador de telefónía virtual

Slack: Chat interno para comunicación interna

Zoom: Para reuniones y presentaciones

Teamviewer: Para reuniones y presentaciones

Skype: Para reuniones y presentaciones

Anfix: Es nuestra herramienta de facturación. Desde hace años han proliferado este tipo de herramientas que no solo te permiten trabajar en la nube sino que además facilitan el trabajo de la gestión administrativa porque te permiten configurar tus bancos y conciliar los movimientos en un mismo lugar y de manera casi automática.

Google Drive: Para compartir toda la documentación

Google Calendar: Para poner si teletrabajas o no pero también ver las vacaciones, las reuniones, aniversarios, cumpleaños y algunas tareas recurrentes de la empresa o de los clientes.

Como me ocurre siempre seguro que me olvido de alguna cosa pero creo que dada la situación que se ha generado por el Coranavirus es un tema muy actual y de mucho interés y si le puede servir a alguna empresa o trabajador bienvenido sea.
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